Teori Tradisi Fungsional

Dalam membahas tentang Kelompok, kita mengenal beberapa tradisi, salah satunya adalah Tradisi Sosiokultural, dimana dalam tradisi ini memiliki beberapa teori yang secara ringkas dan spesifik dibahas 3 teori, yaitu teori penyusunan, dimana teori ini menjelaskan proses dasar dimana kelompok menciptakan struktur. Kemudian teori Fungsional, yaitu teori yang memandang pada sebuah keragaman faktor yang mempengaruhi tugas kefektifan. Dan terakhir disimpulkan dengan teori Pemikiran kelompok, yang berfokus secara spesifik pada salah satu masalah yang paling biasa dihadapi oleh tugas kelompok.

Teori – teori fungsional  komunikasi kelompok menunjukkan proses dari sebuah instrument dimana sebuah kelompok membuat keputusan-keputusan, menegaskan hubungan antara kualitas komunikasi dan kualitas dari hasil kelompok. Komunikasi melakukan beberapa hal, atau fungsi pada beberapa cara, dalam membentuk hasil kelompok: Hal ini berarti saling berbagi informasi, itu merupakan cara anggota-anggota kelompok untuk mencari dan mengidentifikasi kesalahan-kesalahan dalam berpikir, dan itu merupakan alat persuasi.

Kegiatan ini telah dipengaruhi oleh pragmatisme dari pengajaran diskusi kelompok kecil. Hal ini berdasarkan hasil karya filsuf John Dewey, yang sejak dipublikasikannya How We Think pada tahun 1910, telas mempengaruhi pemikiran pragmatis di abad 20. Walaupun metode riset yang digunakan teori fungsional untuk mempelajari fungsi – fungsi kelompok mirip dengan praktik yang dilakukan tradisi sosiopsikologi, namun Stephen Littlejohn dan Karen Foss (2008) menempatkan teori fungsional dalam kelompok sosiokultural karena teori ini memberikan perhatian pada bagaimana suatu kelompok bekerja.

Proses pemecahan masalah versi Dewey  memiliki enam langkah:

1.      Menunjukkan kesulitan

2.      Mendefinisikan masalah

3.      Menganalisa masalah

4.      Menyarankan solusi

5.      Membandingkan alternatif-alternatif solusi lain dan mengujinya melalui seperangkat tujuan atau criteria.

6.      Menerapkan solusi yang terbaik.

Teori-teori dari tradisi fungsional menunjukkan cara komunikasi mempengaruhi tiap-tiap elemen tersebut.                       

Randy Hirokawa dan temannya telah menjadi pemuncak dalam tradisi fungsional. Karya mereka melihat pada variasi kesalahan yang dibuat kelompok, bermaksud untuk mengindentifikasi hal-hal yang perlu disadari oleh kelompok agar lebih efektif. Hirokawa bersama dengan Gouran memandang bahwa proses pengambilan keputusan kelompok perlu memenuhi empat syarat tugas jika anggota ingin mencapai satu solusi berkualitas tinggi. Dengan kata lain, kelompok harus mampu melaksanakan empat fungsi untuk dapat menghasilkan keputusan yang efektif yang terdiri dari (1) analisis masalah, (2) penentuan tujuan, (3) identifikasi alternatif, dan (4) Evaluasi konsekuensi positif dan negatif.

1.      Analisis masalah

Kelompok biasanya memulai proses pengambilan keputusan dengan mengidentifikasi dan menilai suatu masalah. Mengidentifikasi dan menilai sebuah masalah dan disini Hirokawa dan koleganya bergelut dengan segelintir pertanyaan-pertanyaan, seperti: Apa yang terjadi? Mengapa bisa terjadi? Siapa yang terlibat? Dan sebagainya. Sehingga akan menuju pada suatu kesimpulan apakah keadaan tersebut memerlukan perbaikan atau tidak. Hirokawa mengingatkan bahwa suatu kesalahpengertian terhadap situasi akan berdampak besar ketika akan mengambil sebuah keputusan akhir. Kesalahan paling nyata ketika melakukan analisis masalah adalah kegagalan untuk mengenali suatu potensi ancaman ketika ancaman tersebut benar-benar ada. Ketika kelompok menyadari adanya potensi masalah, mereka kemudian juga harus mengetahu sifat, ruang lingkup, dan penyebab munculnya masalah yang tengah mereka hadapi.

2.      Penentuan tujuan

Kelompok harus mengumpulkan dan mengevaluasi informasi terkait dengan masalah yang tengah dihadapi. Ketika kelompok membahas berbagai kemungkinan solusi, informasi akan terus diterima dan terkumpul. Ketika informasi yang diterima jelas memadai, maka kelompok harus menentukan tujuan yang harus dicapai. Menurut Hirokawa dan Gouran, pembahasan mengenai tujuan yang harus dicapai harus dilakukan karena anggota kelompok harus memiliki pengertian yang jelas mengenai apa yang harus dicapai. Kelompok perlu menentukan kriteria bagaimana cara menilai keberhasilan solusi yang diajukan. Dalam hal ini Hirokawa mengatakan jika kelompok gagal untuk menentukan tujuan yang akan dicapai maka keputusan yang akan diambil kemungkinan lebih didorong oleh faktor politik (kekuasaan) daripada alasan yang masuk akal.

3.      Identifikasi alternatif

Pada tahap ini kelompok membuat berbagai usulan alternatif untuk mengatasi masalah. Hirokawa dan Gouran menekankan pentingnya memiliki sejumlah solusi alternatif ketika kelompok mengambil keputusan mengenai masalah yang tengah dihadapi.

4.      Evaluasi konsekuensi

Berbagai solusi alternatif yang tersedia kemudian dievaluasi dengan tujuan akhirnya adalah untuk mengambil keputusan. Anggota kelompok harus menguji keunggulan dari setiap pilihan yang tersedia untuk menentukan pilihan solusi yang paling memenuhi kriteria yang dinilai penting. Dalam hal ini anggota kelompok harus menginventarisir dan menganalisis semua faktor positif dan negatif dari setiap pilihan solusi yang tersedia.

Faktor-faktor yang berkontribusi dengan keputusan yang salah atau yang bisa menyebabkan kelompok memutuskan keputusan yang salah adalah seperti:

1.      Penilaian yang salah/yang tidak sesuai (Imroper Assessment) terhadap masalah. Dimana kelompok mungkin gagal untuk melihat bentuk kesalahan atau tidak akurat dalam mengidentifikasi penyebab permasalahan.

2.      Sasaran dan tujuan yang tidak tepat (Inapptopriate goals & Obejctives). Dalam hal ini, kelompok mungkin mengabaikan pentingnya sasaran yang harus dicapai atau mungkin mengerjakan hal yang tidak penting.

3.      Penilaian yang salah terhadap kualitas positif atau negatif (Improper assessment of positive and negative qualities). Dalam hal ini kelompok mengabaikan beberapa keuntungan, kerugian dan atau keduanya atau juga menaksir terlalu tinggi dari hasil positif atau negatif.

4.      Kurangnya informasi dasar atau tidak cukup atau tidak akurat (inadequate information base). Hal ini dimaksudkan bahwa bisa saja terjadi informasi valid ditolak, informasi tidak valid justru di terima. Terlalu sedikit informasi yang ditrima atau terlalu banyak informasi yang diterima, menyebabkan kelebihan beban dan kebingungan dalam memnyarin informasi-informasi tersebut.

Randy Hirokawa terlihat seperti melakukan pengembangan dari teori proses penyelesaian masalah oleh Dewey, dimana Dewey menyebutkan secara hirarkis dan terstruktur secara baku, namun Randy Hirokawa mengatakan bahwa seluruh proses tidaklah harus dilakukan mengikuti urutan-urutan baku, namun bisa dilakukan secara bersamaan ataupun yang berada diurutan sesudahnya, bisa dilakukan sebelumnya.

Hirokawa juga melakukan sebuah kajian tentang ke empat aspek menyangkut kualitas keputusan, yang hasil analisis secara statistik menunjukkan bahwa kualitas keputusan kelompok sangat berhubungan dengan ke empat elemen tersebut atau jelasnya, kelompok yang lebih efektif yang melakukan sesuai dengan ke empat fungsi, telah membuat keputusan yang lebih baik.

Hirokawa dan Gouran juga megajukan tiga tipe komunikasi yang berlangsung dalam pengambilan keputusan kelompok berikut ini.

1.      Promotif, yaitu tipe komunikasi yang mana anggota kelompok bergerak pada jalur jalan yang benar menuju ke arah yang benar. Dalam hal ini anggota kelompok saling mengingatkan pada tujuan yang ingin dicapai menuju kepada empat fungsi tersebut.

2.      Disruptif, yaitu tipe komunikasi dimana interaksi yang terjadi menyebabkan anggota kelompok beralih atau menyimpang, membuat lambat atau mengacaukan kemampuan anggota untuk mencapai keempat fungsi tersebut.

3.      Konteraktif, yaitu interaksi yang digunakan anggota untuk menarik kembali anggota yang menyimpang, atau tersesat dalam diskusi untuk kembali ke jalan yang benar.

Beberapa ucapan anggota kelompok cenderung disruptif, sehingga diperlukan seseorang yang mengingatkan agar anggota kelompok kembali ke jalur yang benar dalam memecahkan masalah dan mencapai tujuan.

Dalam Teori Fungsional ini yang dapat di katakan bahwa definisi beserta penjelasan-penjelasan teori kurang menyentuh kepada proses yang terjadi pada setiap individu, bahwa individu-individu yang terlibat didalam kelompok, masing-masing juga dipengaruhi oleh kelompok-kelompok lain, dimana dia tergabung didalamnya, sehingga peran individu sangatlah signifikan. Namun dalam hal ini, hanya dijelaskan bagaimana teori Fungsional itu pada proses dan cara penyelesaian masalah, tidak pada individu-individu yang terlibat dalam kelompok dan proses yang terjadi pada individu-individu tersebut dalam hal penerimaan informasi, analisa dan sebagainya.

Daftar Pustaka

Morissan. 2009. Teori Komunikasi Organisasi. Ghalia Indonesia: Bogor.                            

Stephen W., Littlejohn dan Karen A. Foss. 2008. Theories of Human Communication. Belmont: Thomson Wadsworth.